En la era digital, la información se ha convertido en un recurso invaluable para las organizaciones. Los documentos, registros y archivos contienen datos críticos que respaldan el funcionamiento de las empresas, garantizan el cumplimiento normativo y preservan la historia y el legado de una organización. Sin embargo, el manejo y la preservación adecuada de esta información se han vuelto cada vez más complejos. Es aquí donde la guarda y custodia documental desempeña un papel fundamental.
Qué es la guarda y custodia documental
La guarda y custodia documental se refiere a las prácticas y procedimientos destinados a proteger, conservar y gestionar los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Este procedimiento abarca tanto el cuidado físico de los documentos en formato impreso, como la gestión de los documentos digitales.
A medida que el mundo se vuelca en lo digital, la custodia de documentos electrónicos se ha vuelto imprescindible.
Desafíos de la guarda y custodia documental
Uno de los principales desafíos de la guarda y custodia documental es garantizar la accesibilidad y la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.
Comenzando con los documentos físicos, estos se deben almacenar en condiciones adecuadas para prevenir el deterioro y protegerlos de siniestros, como incendios o inundaciones. Además, se deben establecer controles de seguridad para evitar el acceso no autorizado y el robo de información confidencial.
En el caso de los documentos digitales, la custodia implica la aplicación de medidas de seguridad informática, así protegiendo los datos contra ataques cibernéticos y garantizar su disponibilidad a largo plazo.
Esto incluye la implementación de sistemas de copias de seguridad, la encriptación de datos sensibles, así como el control de acceso basado en roles para limitar quién puede acceder y modificar los documentos.
Otro aspecto clave de la guarda y custodia documental es la gestión del ciclo de vida de los documentos. Esto implica clasificar los documentos en categorías según su importancia y valor, estableciendo los plazos de retención y definiendo las políticas de eliminación segura de los documentos obsoletos.
Una gestión efectiva del ciclo de vida de los documentos no solo ayuda a optimizar el espacio de almacenamiento. Sino que también cumple con las obligaciones legales y normativas en cuanto a la retención y destrucción de documentos.
Beneficios de la guarda y custodia documental
Además de los beneficios prácticos, la guarda y custodia documental también contribuye a la preservación de la historia y el legado de una organización.
Los documentos, especialmente aquellos de valor histórico o cultural, pueden proporcionar una visión única del pasado y ser de gran importancia para las generaciones futuras. Al preservar adecuadamente estos documentos, estamos asegurando que las futuras generaciones tengan acceso a ellos. Creando un espacio en el que puedan aprender de la experiencia y el conocimiento acumulados a lo largo del tiempo.
Conclusión
En resumen, la guarda y custodia documental es esencial en la era digital para proteger, preservar y gestionar adecuadamente los documentos de una organización.
Desde el cuidado físico de los documentos impresos hasta la seguridad informática de los archivos digitales. Esta práctica garantiza la accesibilidad, integridad y cumplimiento normativo de la información.
La custodia documental contribuye a la preservación de la historia y el legado de una organización, asegurando que las generaciones futuras puedan beneficiarse de la información y el conocimiento acumulados a lo largo del tiempo.
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