guarda y custodia documental

La guarda y custodia documental: preservando el legado en la era digital

En la era digital, la información se ha convertido en un recurso invaluable para las organizaciones. Los documentos, registros y archivos contienen datos críticos que respaldan el funcionamiento de las empresas, garantizan el cumplimiento normativo y preservan la historia y el legado de una organización. Sin embargo, el manejo y la preservación adecuada de esta información se han vuelto cada vez más complejos. Es aquí donde la guarda y custodia documental desempeña un papel fundamental.

 

Qué es la guarda y custodia documental

La guarda y custodia documental se refiere a las prácticas y procedimientos destinados a proteger, conservar y gestionar los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Este procedimiento abarca tanto el cuidado físico de los documentos en formato impreso, como la gestión de los documentos digitales.

A medida que el mundo se vuelca en lo digital, la custodia de documentos electrónicos se ha vuelto imprescindible.

 

Desafíos de la guarda y custodia documental

Uno de los principales desafíos de la guarda y custodia documental es garantizar la accesibilidad y la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.

Comenzando con los documentos físicos, estos se deben almacenar en condiciones adecuadas para prevenir el deterioro y protegerlos de siniestros, como incendios o inundaciones. Además, se deben establecer controles de seguridad para evitar el acceso no autorizado y el robo de información confidencial.

En el caso de los documentos digitales, la custodia implica la aplicación de medidas de seguridad informática, así protegiendo los datos contra ataques cibernéticos y garantizar su disponibilidad a largo plazo.

Esto incluye la implementación de sistemas de copias de seguridad, la encriptación de datos sensibles, así como el control de acceso basado en roles para limitar quién puede acceder y modificar los documentos.

Otro aspecto clave de la guarda y custodia documental es la gestión del ciclo de vida de los documentos. Esto implica clasificar los documentos en categorías según su importancia y valor, estableciendo los plazos de retención y definiendo las políticas de eliminación segura de los documentos obsoletos.

Una gestión efectiva del ciclo de vida de los documentos no solo ayuda a optimizar el espacio de almacenamiento. Sino que también cumple con las obligaciones legales y normativas en cuanto a la retención y destrucción de documentos.

 

Beneficios de la guarda y custodia documental

Además de los beneficios prácticos, la guarda y custodia documental también contribuye a la preservación de la historia y el legado de una organización.

Los documentos, especialmente aquellos de valor histórico o cultural, pueden proporcionar una visión única del pasado y ser de gran importancia para las generaciones futuras. Al preservar adecuadamente estos documentos, estamos asegurando que las futuras generaciones tengan acceso a ellos. Creando un espacio en el que puedan aprender de la experiencia y el conocimiento acumulados a lo largo del tiempo.

 

Conclusión

En resumen, la guarda y custodia documental es esencial en la era digital para proteger, preservar y gestionar adecuadamente los documentos de una organización.

Desde el cuidado físico de los documentos impresos hasta la seguridad informática de los archivos digitales. Esta práctica garantiza la accesibilidad, integridad y cumplimiento normativo de la información.

La custodia documental contribuye a la preservación de la historia y el legado de una organización, asegurando que las generaciones futuras puedan beneficiarse de la información y el conocimiento acumulados a lo largo del tiempo.

DPS Gestión documental te ayuda en la guarda y custodia documental, ¡contáctanos!

Digitalización de documentos, ahorra espacio y tiempo

La digitalización de documentos suele implicar la transformación de textos físicos a formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de documentación, ocupando demasiado espacio y tiempo en consultarlos. Lo cual disminuye la productividad y aumentando gastos.

Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá establecerse un objetivo final y reflexionar sobre por qué es importante digitalizar textos físicos. La digitalización de documentos para empresas es un proceso que pueda aportar mucha más trascendencia y eficiencia a la organización de la pensada.

 

¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?

La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener una foto del documento. Mientras que la digitalización lo convierte en un formato editable, reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su consulta en el futuro.

 

¿Cómo digitalizar un documento?

La digitalización con una tableta especializada ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales. Además de la mano alzada de digitalización en pantalla, puede convertir entidades de casi cualquier mapa en papel en entidades digitales.

A la hora de digitalizar un documento, estos son los pasos que debes seguir:

  • Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
  • Clasifica los documentos en categorías
  • Nombra tus archivos de manera consistente
  • Elige tu almacenamiento
  • Guarda el papel

 

¿Por dónde debería comenzar a digitalizar documentos?

Realmente no hay límite para los tipos de documentos que puedes digitalizar. Si estás comenzando desde cero, para convertir todos tus documentos en papel a versiones electrónicas, es mejor priorizar los siguientes tipos de documentos:

 

Textos

Es importante digitalizar todos los documentos de texto que tenga una empresa, tal como informes, presupuestos, entre otros.

 

Facturas

La digitalización de las facturas permite que la información soporte procesos automatizados. A la par que desbloquea la información dentro de la factura. Esta información se puede utilizar de diversas formas para respaldar cuentas por pagar, cuentas por cobrar y entre otros usos de informes diferentes.

 

Pedidos

Los pedidos son esenciales para cualquier negocio. Debido a que cualquier uso indebido puede provocar retrasos operativos, que podrían costar una cuantiosa cantidad de dinero a la empresa. Con los pedidos digitales, evitarás problemas como la pérdida, el daño o un pedido mal archivado. Digitalizarlos es una solución que hará más fácil la operatividad de tu equipo.

 

Contratos

Un recurso importante que deben proteger las empresas son sus contratos. Los contratos son documentos legalmente vinculantes que protegen tus activos, y garantizan que se cumpla los acuerdos con proveedores y clientes. Hoy en día son fundamentales para blindar tu organización dentro de la normatividad actual.

 

Seguros

La mayoría de las aseguradoras han reconocido, desde hace mucho tiempo, el cambio necesario hacia un futuro digital. Ahora los siguientes trámites se pueden hacer en línea:

  • Contratar nuevas pólizas y administrar las existentes
  • Comparar ofertas dentales
  • Enviar facturas y reportar un accidente automovilístico

Con la facilidad del internet, cada vez es más común encontrarnos con aseguradoras prefiriendo este método. Hay dos razones para esto: costes y clientes.

 

Beneficios de la digitalización de documentos

Los beneficios que se obtienen al digitalizar son amplios y engloban muchas aristas en una organización. Veamos algunos de ellos:

  • Disminución del uso del papel y elementos de impresión, así como ahorro en costes de transporte
  • Disminución de costes de almacenamiento físico de la documentación
  • Descentralización de la información, gracias a su formato, varios usuarios pueden acceder de forma simultánea
  • Garantía de la conservación de documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo
  • Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados
  • Aumento de la productividad de los empleados, los cuáles pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo en otras tareas
  • La información estructurada y de fácil acceso, permite una mejor toma de decisiones
  • Acceso seguro y rápido a esos documentos
  • Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido
  • Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento y, además, sirven como copia de seguridad de los documentos
  • Se facilita la difusión online de documentos. Estos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física, ni esperar la confirmación de su recepción
  • Contribuye al mantenimiento y mejora del medio ambiente, debido a la disminución de la contaminación generada por el papel
  • Automatización de procesos

 

Después de visitar someramente los beneficios de la digitalización de documentos. En DPS tenemos alternativas para poder ayudar a tu organización en este proceso. ¡Contáctanos!

reciclaje de papel ayuda al planeta

DP TipS: reciclaje de papel, un proceso que ayuda

El papel está a nuestro alrededor en prácticamente todos los aspectos de nuestra vida. Lo utilizamos todos los días en nuestra casa o nuestro trabajo, y lo desechamos de igual manera. El planeta necesita nuestra ayuda, por ello la importancia del reciclaje de papel.

 

Hoy en día, la mitad de los bosques del planeta que existían hace un siglo, están arrasados. De los que quedan, el 80 % se encuentran en una situación muy precaria.

La ecuación es muy clara, si consumimos menos papel y reciclamos más, menos árboles serán talados. El resultado trascenderá de manera positiva en el cuidado y conservación de la naturaleza.

 

Qué es el reciclaje

El reciclaje es un proceso cuyo objetivo es convertir residuos en nuevos productos o en materia prima para su posterior utilización. Es un componente clave en la reducción de desechos contemporáneos y es el tercer componente de las famosas 3R: reducir, reutilizar y reciclar.

Los materiales reciclables son muchos, algunos de ellos son:

  • Todo tipo de papel y cartón
  • Vidrio
  • Metales ferrosos y no ferrosos
  • Algunos plásticos, telas y textiles
  • Maderas
  • Componentes electrónicos

 

En qué consiste el proceso de reciclaje de papel

El proceso de reciclaje del papel es bastante sencillo, consiste en los siguientes seis pasos:

  1. Clasificación y destrucción de archivo de manera segura y confidencial
  2. Traslado a plantas de reciclaje de papel
  3. Plastificación del papel, la transformación de las fibras en una pasta de papel
  4. Purificación de la pulpa en un tanque lleno de agua, donde es despulpado y destintado con burbujas de aire
  5. Blanqueamiento con peróxido de hidrógeno o hidrosulfito de sodio
  6. Reacondicionamiento en forma de rollos, listos para ser reutilizados en una nueva forma

 

Los beneficios del reciclaje de papel

El reciclaje de papel ayuda a disminuir nuestra dependencia de los recursos naturales, en este caso de los árboles. Un recurso renovable que tarda muchos años en recuperarse. Al reciclar el papel, podemos ayudar a garantizar que haya suficientes árboles disponibles para las generaciones futuras y evitamos el calentamiento global.

De igual manera, gracias al reciclaje de papel se reduce la cantidad de árboles que se necesitan talar para su fabricación. Se calcula que por cada tonelada de papel reciclado se dejan de talar una media de 13 árboles.

Además de reducir la tala de árboles, por cada tonelada que se recicla, se emiten 900 kilos menos de CO2. Pues los árboles, en su proceso de fotosíntesis, absorben CO2 del entorno y emiten O2.

También se ahorran grandes cantidades de litros de petróleo, se disminuye el gasto de agua y el uso de energía.

 

Tips para disminuir el consumo de papel

Reciclar es un asunto de todos, por lo que nuestras acciones, pequeñas o grandes pueden hacer la diferencia. Estas son algunas medidas que podemos realizar para ayudar a disminuir el consumo de papel:

  • Utiliza correo electrónico o aplicaciones digitales para comunicarte y compartir documentos en lugar de imprimirlos en papel
  • Comprar papel reciclado, prefiere el papel reciclado para imprimir y utilizar en la oficina o en casa. El papel reciclado tiene un menor impacto ambiental que el papel nuevo
  • Antes de reciclar el papel, asegúrate de retirar cualquier clip, grapas u otro objeto no reciclable que pueda estar unido al papel
  • El archivo puede ser reciclado convirtiéndolo en papel de baño y servilletas

Si quieres contribuir al cuidado del medio ambiente, da click aquí.

 

Ayuda al planeta con DPS Gestión Documental

Desde el punto de vista de la destrucción de documentos hay que plantearse dos propuestas. El reciclaje de papel como tal, sin importar el contenido de los documentos, o la destrucción de documentación con información sensible de una empresa con ayuda especializada.

La destrucción de documentos con información sensible, como expedientes médicos, nóminas, cuentas bancarias, es necesario. Estos métodos deben ser llevados a partir de la legalidad actual, asegurándose de una correcta gestión documental.

La recolección, el transporte, la custodia y la destrucción de la documentación debe estar sujeta a unas medidas de seguridad y confidencialidad por parte de la empresa que realiza este servicio. Estas medidas están fijadas en la norma europea DIN 66399.

DPS Gestión Documental cumple con las medidas antes mencionadas de destrucción documental, mientras ayuda al planeta reciclando tus archivos sensibles. ¡Contáctanos y conoce más de nuestros servicios!

SOMOS VERDES

Sabias que al reciclar tu archivo ayudas a participar al cuidado del medio ambiente ya que evitas que exista mas tala de árboles, pero también existe un impacto importante en el ahorro de energía, Optimización de la calidad de las aguas, el aire ya que con esta buena práctica suponen una reducción del 74% de las emisiones de gases contaminantes. En el caso del agua, la reducción de la contaminación alcanzaría hasta un 35%.

 

 

 

Beneficios de la digitalización de archivos en tu empresa.

1. Agiliza la búsqueda y el acceso a los documentos

Ya no vas a detenerte a buscar documentación en archivadores, cajas o estantes repletos de papeles. La digitalización documental permite, localizar el documento deseado entre millones de archivos.

 2. Conservación

Los factores ambientales deterioran el estado de los documentos en papel. Gracias a la digitalización documental, la conservación de los documentos de la empresa está asegurada por el tiempo que desees.

3. Control y seguridad de la información.

Todas las empresas manejan información confidencial y la digitalización documental permite limitar el acceso a los archivos a las personas autorizadas.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es la aplicación de capacidades digitales a procesos, productos y activos para mejorar la eficiencia, mejorar el valor para el cliente, gestionar el riesgo y descubrir nuevas oportunidades de generación de ingresos.

¿Por qué destruir mi archivo muerto?

La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.

¿Por qué debemos destruir documentos confidenciales?

La información que posees es vital para tu empresa, tus clientes, así como para tus competidores y es imposible saber en qué manos podría caer la información sensible si simplemente se arroja a la basura. Ante esto, es aconsejable destruir los documentos con procedimientos que aseguren tu seguridad y en DPS tenemos la solución a tu medida.