Clasificación y ordenamiento de información.

22 May

Clasificación y ordenamiento de información.

La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir.

 

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

  • Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos.

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Clasificación y Ordenamiento de Información

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La organización de archivos tiene como objetivo garantizar la localización efectiva y rápida de la información, así como la conservación de los documentos. La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Funciones de la clasificación de archivos

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos.

Tipos de organización de archivos

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

  • Archivo General
  • Archivo Alfabético
  • Archivo Numérico
  • Archivo Alfanumérico

Tareas para la organización de archivos

Entre las tareas para la organización de archivos podemos colaborar en:

  1. Reconstrucción de expedientes
  2. Limpieza de documentos
  3. Identificación de series documentales
  4. Clasificación de expedientes
  5. Preparación de índices y etiquetas
  6. Ordenamiento de documentos y expedientes
  7. Control de préstamos
  8. Extracción de documentos para el archivo de inactivos.

En una organización de archivos, estas tareas pueden desarrollarse de manera puntual o con una frecuencia previamente establecida para liberar a la empresa de tareas tediosas o no específicas de su negocio.

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Preguntas Frecuentes sobre Servicios de Clasificación y Ordenamiento de Información

Un servicio de clasificación y ordenamiento de información es una herramienta que permite organizar y agrupar información en categorías y subcategorías para una mejor comprensión y gestión.

Es importante utilizar un servicio de clasificación y ordenamiento de información porque permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la búsqueda de información relevante, mejora la eficiencia y productividad, y permite una mayor claridad y comprensión de la información.

Cualquier tipo de información, desde documentos y archivos hasta datos y registros, puede ser clasificado y ordenado con un servicio de clasificación y ordenamiento de información.

Los criterios utilizados para clasificar y ordenar la información pueden ser diversos y dependen de las necesidades específicas de cada usuario, pero comúnmente incluyen fecha, importancia, tipo de información, entre otros.

Un servicio de clasificación y ordenamiento de información ofrece ventajas como una organización más eficiente y rápida de la información, una mayor claridad y comprensión de la información, la capacidad de buscar y recuperar información de manera más efectiva, y la posibilidad de compartir y colaborar en la gestión de la información con otros usuarios.

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