Digitalización de documentos, ahorra espacio y tiempo
La digitalización de documentos suele implicar la transformación de textos físicos a formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de documentación, ocupando demasiado espacio y tiempo en consultarlos. Lo cual disminuye la productividad y aumentando gastos.
Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá establecerse un objetivo final y reflexionar sobre por qué es importante digitalizar textos físicos. La digitalización de documentos para empresas es un proceso que pueda aportar mucha más trascendencia y eficiencia a la organización de la pensada.
¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?
La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener una foto del documento. Mientras que la digitalización lo convierte en un formato editable, reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su consulta en el futuro.
¿Cómo digitalizar un documento?
La digitalización con una tableta especializada ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales. Además de la mano alzada de digitalización en pantalla, puede convertir entidades de casi cualquier mapa en papel en entidades digitales.
A la hora de digitalizar un documento, estos son los pasos que debes seguir:
- Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
- Clasifica los documentos en categorías
- Nombra tus archivos de manera consistente
- Elige tu almacenamiento
- Guarda el papel
¿Por dónde debería comenzar a digitalizar documentos?
Realmente no hay límite para los tipos de documentos que puedes digitalizar. Si estás comenzando desde cero, para convertir todos tus documentos en papel a versiones electrónicas, es mejor priorizar los siguientes tipos de documentos:
Textos
Es importante digitalizar todos los documentos de texto que tenga una empresa, tal como informes, presupuestos, entre otros.
Facturas
La digitalización de las facturas permite que la información soporte procesos automatizados. A la par que desbloquea la información dentro de la factura. Esta información se puede utilizar de diversas formas para respaldar cuentas por pagar, cuentas por cobrar y entre otros usos de informes diferentes.
Pedidos
Los pedidos son esenciales para cualquier negocio. Debido a que cualquier uso indebido puede provocar retrasos operativos, que podrían costar una cuantiosa cantidad de dinero a la empresa. Con los pedidos digitales, evitarás problemas como la pérdida, el daño o un pedido mal archivado. Digitalizarlos es una solución que hará más fácil la operatividad de tu equipo.
Contratos
Un recurso importante que deben proteger las empresas son sus contratos. Los contratos son documentos legalmente vinculantes que protegen tus activos, y garantizan que se cumpla los acuerdos con proveedores y clientes. Hoy en día son fundamentales para blindar tu organización dentro de la normatividad actual.
Seguros
La mayoría de las aseguradoras han reconocido, desde hace mucho tiempo, el cambio necesario hacia un futuro digital. Ahora los siguientes trámites se pueden hacer en línea:
- Contratar nuevas pólizas y administrar las existentes
- Comparar ofertas dentales
- Enviar facturas y reportar un accidente automovilístico
Con la facilidad del internet, cada vez es más común encontrarnos con aseguradoras prefiriendo este método. Hay dos razones para esto: costes y clientes.
Beneficios de la digitalización de documentos
Los beneficios que se obtienen al digitalizar son amplios y engloban muchas aristas en una organización. Veamos algunos de ellos:
- Disminución del uso del papel y elementos de impresión, así como ahorro en costes de transporte
- Disminución de costes de almacenamiento físico de la documentación
- Descentralización de la información, gracias a su formato, varios usuarios pueden acceder de forma simultánea
- Garantía de la conservación de documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo
- Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados
- Aumento de la productividad de los empleados, los cuáles pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo en otras tareas
- La información estructurada y de fácil acceso, permite una mejor toma de decisiones
- Acceso seguro y rápido a esos documentos
- Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido
- Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento y, además, sirven como copia de seguridad de los documentos
- Se facilita la difusión online de documentos. Estos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física, ni esperar la confirmación de su recepción
- Contribuye al mantenimiento y mejora del medio ambiente, debido a la disminución de la contaminación generada por el papel
- Automatización de procesos
Después de visitar someramente los beneficios de la digitalización de documentos. En DPS tenemos alternativas para poder ayudar a tu organización en este proceso. ¡Contáctanos!