Los niveles de seguridad estandar para la destrución de documentos

13 Jun

Los niveles de seguridad estandar para la destrución de documentos

A nivel mundial es conocido los sistemas de calidad, tal y como lo son los ISO, las NOM, y muchas otras nomenclaturas que debes haber conocido.

En DPS Gestión Documental, nos preocupamos por mantener estos estandares.

Al igual que para el tamaño del papel, los distintos niveles de destrucción de documentos y archivos siguen las normas de estandarización DIN. Estas siglas son las correspondientes al Deutsches Institut für Normung o Instituto Alemán para la Estandarización.

En el caso de la destrucción documental, existen cinco niveles de seguridad, y cada uno de los cuales contempla un distinto grado de trituración del papel. En este artículo explicaremos las particularidades de cada uno de los cinco niveles y en qué casos concretos deben aplicarse.

Niveles 1, 2 y 3

En el primer nivel de destrucción nos encontramos con los documentos que deben convertirse en ilegibles, una vez terminado su plazo de uso. Suelen ser escritos generales y cuyo contenido no es vital para la empresa. La normativa DIN 32757-1 contempla que los restos no deben ser más grandes de 2.000 mm². Si el corte se hace en tiras, éstas deben medir10,5 mmpor 40-80 mm.

El nivel 2 afecta a documentos internos de una empresa que deban hacer se ilegibles. Por ejemplo, en esta categoría entran las listas de datos del personal o las copias inservibles. Las partículas resultantes deben ser menores de 800 mm²; por ejemplo, en tiras de 28 por28 mm.

El tercer nivel de destrucción ya implica que los datos contenidos en los documentos pueden ser más comprometedores para la intimidad de algunas personas. La ley establece este nivel para archivos con contenidos relativos a datos particulares, tanto de personal interno como externo (clientes o proveedores). Los restos no pueden sobrepasar los 594 mm².

Máxima seguridad: 4 y 5

Los niveles 4 y 5 de la normativa DIN 32757-1 afectan a documentos secretos que deben ser destruidos para evitar problemas graves. El cuarto se aplica a documentos que pueden poner en peligro la propia existencia de la empresa. Las partículas deben ser inferiores a los 30 mm², lo que supone una diferencia importante con el nivel inmediatamente anterior.
El último nivel de esta escala afecta a documentos de alto secreto, con unas características de seguridad muy especiales. La destrucción de este tipo de archivos implica unos niveles muy altos de seguridad. Muy pocas empresas e instituciones en el mundo ofrecen este servicio, ya que supone convertir en polvo los documentos destruidos y debe hacerse siguiendo unas normas muy rígidas.

La elección de los niveles 1 y 2 es la correcta para documentación standard.

Para documentos de alta confidencialidad, los niveles del 3 al 5 son los que Ud. necesita

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