Análisis de Datos y Validación de Campos

Las bases de datos (en inglés Data Bases – DB) son una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico que sirve para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información acerca de personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros.

Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS).

La generación de una base de datos forma parte de los procesos de la gestión documental. Al ser una herramienta tecnológica avanzada, permite que la información esté estructurada, controlada y sea accesible en todo momento, bajo ciertos estándares de seguridad

Estandares de Seguridad

Se refiere a la capacidad de modificar una definición de esquema en un nivel de la arquitectura sin que esta modificación afecte al nivel inmediatamente superior. Para ello un registro externo en un esquema externo no tiene por qué ser igual a su registro correspondiente en el esquema conceptual.

Se trata de usar la base de datos como repositorio común de datos para distintas aplicaciones.

Acceso recurrente por parte de múltiples usuarios: control de concurrencia mediante técnicas de bloqueo o cerrado de datos accedidos.

La independencia lógica y física facilita la posibilidad de sistemas de bases de datos distribuidas. Los datos pueden encontrarse en otra habitación, otro edificio e incluso otro país. El usuario no tiene por qué preocuparse de la localización espacial de los datos a los que accede.

Se refiere a las medidas de seguridad que impiden que se introduzcan datos erróneos. Esto puede suceder tanto por motivos físicos (defectos de hardware, actualización incompleta debido a causas externas), como de operación (introducción de datos incoherentes).

La optimización de consultas permite la rápida ejecución de las mismas.

Se refiere al derecho de acceso a los datos contenidos en la base de datos por parte de personas y organismos. El sistema de auditoría mantiene el control de acceso a la base de datos, con el objeto de saber qué o quién realizó una determinada modificación y en qué momento.

Se refiere a la capacidad de un sistema de base de datos de recuperar su estado en un momento previo a la pérdida de datos.

Se refiere a la posibilidad ya mencionada de acceder a los datos de una base de datos mediante lenguajes de programación ajenos al sistema de base de datos propiamente dicho.

¿Qué tipo de datos almacenan una base de datos?
  • Video
  • Gráficos (archivos de imagen)
  • Audios
  • Datos lógicos, numéricos y alfanuméricos

Funcionalidades de las bases de datos.

Permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa para configurarlo.

Indica la compatibilidad entre los distintos sistemas gestores de bases de datos.

Establece indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.

Crea un lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.

La validación es un proceso por el cual los datos son filtrados y aceptados o rechazados en base a procedimientos definidos. Los datos deben ser validados por personal calificado y autorizado siguiendo un procedimiento operativo estándar.

  • Potenciales problemas en el análisis.
  • Eventos inusuales durante el muestreo.
  • Errores en la transcripción de los datos.
  • Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.
  • Errores en la presentación de los datos.

En caso de encontrar errores debe buscarse una solución antes de continuar. En caso de tener datos anómalos, no deben eliminarse, sino señalarse para decidir posteriormente si se integran o no en la evaluación.

En una base de datos deben mantenerse la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información. Para lograr estos objetivos se toman los siguientes aspectos en consideración:

  • La base de datos debe ser protegida contra el fuego, el robo y otras formas de destrucción.
  • Los datos deben ser re construibles, porque por muchas precauciones que se tomen, siempre ocurren accidentes.
  • Los datos deben poder ser sometidos a procesos de auditoria. La falta de auditoria en los sistemas de computación ha permitido la comisión de grandes delitos.
  • Ningún sistema puede evitar de manera absoluta las intromisiones malintencionadas, pero es posible hacer que resulte muy difícil eludir los controles.
  • El sistema debe tener capacidad para verificar que sus acciones han sido autorizadas.
  • Las acciones de los usuarios deben ser supervisadas, de modo tal que pueda descubrirse cualquier acción indebida o errónea.
  • Restringir el acceso a los datos, otorgando los privilegios adecuados al tipo de usuario.

En DPS Gestión Documental ha apegado sus procesos en la generación y validación de bases de datos, de acuerdo a las regulaciones establecidas por el estándar internacional ISO:27001 en Seguridad de Información