La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.
La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.
Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.
Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.
La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la empresa o institución.
Archivo General: está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que sí deben ser archivadas.
Archivo Alfabético: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.
Archivo Numérico: usa números en vez del alfabeto. Generalmente se usa para clasificar por años, meses y días. Son muy útiles para cualquier tipo de archivo, especialmente financiero. Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia.
Archivo Alfanumérico: es una combinación del alfabético con el numérico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.
Entre las funciones para la organización de archivos podemos colaborar en:
- Reconstruir los expedientes agrupando todos sus documentos y separando los de valor meramente informativo.
- Limpiar documentos de archivo quitándoles elementos como clips, gomas, grapas, etc.
- Identificar las series documentales creadas en el ejercicio de sus funciones por las unidades administrativas.
- Una clave dentro de la organización de archivosconsiste en clasificar los expedientes según un cuadro de clasificación y ordenarlos siguiendo diferentes criterios.
- Preparar los índices y etiquetas para identificar las carpetas donde serán archivados los documentos.
- Ordenar los documentos, expedientes y cajas que los contienen según criterios establecidos dentro de la organización de archivos.
- Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
- Extraer, de acuerdo a las normas establecidas al realizar el análisis de la organización de archivos, los documentos y expedientes para incorporarlos al archivo de inactivos.
En una organización de archivos, estas y otras tareas podemos desarrollarlas con carácter puntual o con una frecuencia previamente establecida y que le liberen de tareas tediosas o no específicas de su negocio
