Clasificación y Ordenamiento de Información

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La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.

Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la empresa o institución.

Archivo General: está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que sí deben ser archivadas.

Archivo Alfabético: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.

Archivo Numérico: usa números en vez del alfabeto. Generalmente se usa para clasificar por años, meses y días. Son muy útiles para cualquier tipo de archivo, especialmente financiero. Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia.

Archivo Alfanumérico: es una combinación del alfabético con el numérico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.

Entre las funciones para la organización de archivos podemos colaborar en:

  1. Reconstruir los expedientes agrupando todos sus documentos y separando los de valor meramente informativo.
  2. Limpiar documentos de archivo quitándoles elementos como clips, gomas, grapas, etc.
  3. Identificar las series documentales creadas en el ejercicio de sus funciones por las unidades administrativas.
  4. Una clave dentro de la organización de archivosconsiste en clasificar los expedientes según un cuadro de clasificación y ordenarlos siguiendo diferentes criterios.
  5. Preparar los índices y etiquetas para identificar las carpetas donde serán archivados los documentos.
  6. Ordenar los documentos, expedientes y cajas que los contienen según criterios establecidos dentro de la organización de archivos.
  7. Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
  8. Extraer, de acuerdo a las normas establecidas al realizar el análisis de la organización de archivos, los documentos y expedientes para incorporarlos al archivo de inactivos.

En una organización de archivos, estas y otras tareas podemos desarrollarlas con carácter puntual o con una frecuencia previamente establecida y que le liberen de tareas tediosas o no específicas de su negocio

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