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Clasificación y ordenamiento

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La organización de archivos tiene como objetivo garantizar la localización efectiva y rápida de la información, así como la conservación de los documentos. La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Funciones de la clasificación de archivos

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos.

Tipos de organización de archivos

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

 

  • Archivo General
  • Archivo Alfabético
  • Archivo Numérico
  • Archivo Alfanumérico

Tareas para la organización de archivos

Entre las tareas para la organización de archivos podemos colaborar en:

  1. Reconstrucción de expedientes
  2. Limpieza de documentos
  3. Identificación de series documentales
  4. Clasificación de expedientes
  5. Preparación de índices y etiquetas
  6. Ordenamiento de documentos y expedientes
  7. Control de préstamos
  8. Extracción de documentos para el archivo de inactivos

En una organización de archivos, estas tareas pueden desarrollarse de manera puntual o con una frecuencia previamente establecida para liberar a la empresa de tareas tediosas o no específicas de su negocio.

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Preguntas Frecuentes

Un servicio de clasificación y ordenamiento de información es una herramienta que permite organizar y agrupar información en categorías y subcategorías para una mejor comprensión y gestión.

Es importante utilizar un servicio de clasificación y ordenamiento de información porque permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la búsqueda de información relevante, mejora la eficiencia y productividad, y permite una mayor claridad y comprensión de la información.

Cualquier tipo de información, desde documentos y archivos hasta datos y registros, puede ser clasificado y ordenado con un servicio de clasificación y ordenamiento de información.

Los criterios utilizados para clasificar y ordenar la información pueden ser diversos y dependen de las necesidades específicas de cada usuario, pero comúnmente incluyen fecha, importancia, tipo de información, entre otros.

Un servicio de clasificación y ordenamiento de información ofrece ventajas como una organización más eficiente y rápida de la información, una mayor claridad y comprensión de la información, la capacidad de buscar y recuperar información de manera más efectiva, y la posibilidad de compartir y colaborar en la gestión de la información con otros usuarios.

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