DPS Gestión Documental, soluciones de información a su medida

Digitalización
de documentos

¡Contáctanos!

Modelo de Digitalización

servicio guarda

Cuando hablamos de digitalización de documentos, nos referimos a la conversión de un documento físico o papel en un archivo o imagen digital mediante el uso del escáner. Este proceso permite el almacenamiento electrónico de la información, por lo que podemos gestionar y consultar inmensos volúmenes de documentos convertidos en imágenes.

La digitalización de documentos se dirige principalmente a las empresas, pero no son las únicas que pueden aprovechar sus beneficios: instituciones educativas, financieras, gubernamentales, hoteles, industrias y todo aquel que busque disminuir o eliminar el uso del papel para almacenar los archivos e información confidencial.

Beneficios de la Digitalización de Documentos

  • Permite el almacenamiento de la información en los sistemas en nube, que ofrecen aún mayor seguridad que el almacenamiento en la memoria interna del ordenador o de los portables como los USB.
  • Al contar con un almacenamiento en nube, la información queda accesible desde cualquier lugar, ya que basta con tener la contraseña para consultarla; esto ha beneficiado al trabajo en línea y permite a los altos ejecutivos estar al tanto de la empresa, aunque se encuentren fuera de la ciudad o país.
  • Elimina los riesgos de deterioro o pérdida de la información, ya que se encuentra segura en los sistemas de nube; podemos olvidarnos de los tiempos en que una interrupción eléctrica nos hacía perder horas de trabajo.
  • Ahorro en espacio físico, ya que no será necesario contar con archiveros pesados, que guardan miles de documentos que además corren el riesgo de deteriorarse debido a las condiciones climatológicas o a accidentes como un incendio o inundación.
  • Accesibilidad a la información: con un documento impreso, solo una persona puede leerlo, mientras que la información en nube puede compartirse, consultarse e incluso puede ser trabajada por varias personas al mismo tiempo y los cambios se efectúan automáticamente y los archivos son más fáciles de encontrar.
  • Ahorro en suministros de papel, tinta, copias, impresiones, mobiliario para archivar información y en tiempo, ya que es mucho más rápido localizar la información.
  • Durabilidad eterna, ya que los archivos digitales no se dañan, ni arrugan ni pierden su nitidez.
  • Seguridad contra el robo de información. Aunque los empleados puedan acceder, es posible limitar los archivos, negar accesos y verificar los cambios realizados, con lo que el control de datos incrementa.

Tipos de Digitalización

servicio guarda

Digitalización de documentos y planos

Digitalizamos todos los tamaños de documentos en forma masiva, como carta, oficio y doble carta, así como tamaños especiales, ya sean bouchers, cheques, tickets, boletos, etc. Así mismo, nos especializamos en la digitalización de todo tipo de planos arquitectónicos, industriales, eléctricos, entre otros.

Digitalización de libros, fotografías,
acervos históricos y culturales

Contamos con tecnología especial para la digitalización de libros y acervos culturales, cuidamos la conservación de documentos históricos y valiosos. En nuestros procesos de digitalización de libros, utilizamos equipos de punta que abren en un ángulo de 90°, evitando que los libros se maltraten o deshojen. Las fotografías las generamos como imágenes nítidas, con resolución de 600 a 1,200 dpi’s.

Servicios de OCR

Nos especializamos en el “Reconocimiento Optico de Caracteres” (OCR, Optical Character Recognition). Nos encargamos de extraer imágenes provenientes de la información de textos y tablas, las guardamos en formato “.txt” para que puedas editarlas. Nuestros procedimientos incluyen el guardar imágenes escaneadas de libros en forma de texto, sin hacerlo de modo manual, por lo que evitamos el capturar en un editor de texto.

Preguntas Frecuentes

El servicio de digitalización es un proceso que permite transformar documentos físicos en formato digital, para que sean más accesibles, fáciles de almacenar y compartir. La digitalización se lleva a cabo mediante el escaneo de los documentos originales y la conversión de estos en formatos digitales, como PDF o JPG.

La digitalización se realiza mediante el escaneo de los documentos físicos, utilizando un escáner o un dispositivo móvil. Luego, el software de digitalización convierte el documento escaneado en un formato digital, como PDF o JPG.

Se pueden digitalizar diversos tipos de documentos, incluyendo libros, revistas, hojas sueltas, imágenes, formularios, fotografías, registros y otros documentos físicos.

El servicio de digitalización ofrece descargos en formatos digitales como PDF o JPG, lo que permite un fácil acceso y almacenamiento de los documentos. También se pueden descargar los documentos en otro formato específico, dependiendo de las necesidades del cliente.

Para la digitalización de documentos, se utilizan diferentes tipos de software, como Adobe Acrobat, ABBYY FineReader y otros programas especializados en la conversión de documentos físicos a formato digital.

La seguridad de la información digitalizada depende de la empresa que proporciona el servicio de digitalización. En general, las empresas que brindan este servicio utilizan medidas de seguridad para proteger la privacidad y la confidencialidad de los documentos digitalizados. Es importante elegir una empresa confiable y con experiencia en el servicio de digitalización para garantizar la seguridad de la información.

×