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¿Qué es la Digitalización de Documentos?

por | 14 May, 2024 | DPS Info Tips

A continuación, se explican en detalle los principales aspectos de la digitalización:

1. Conversión de Documentos Físicos a Digitales

  • Escaneo de Documentos: Implica el uso de escáneres para convertir documentos impresos en archivos digitales, generalmente en formatos como PDF o imágenes.
  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Tecnología que permite convertir texto impreso en texto editable y buscable en formato digital.
  • Almacenamiento Electrónico: Los documentos digitales se almacenan en bases de datos, sistemas de gestión documental o en la nube, facilitando su acceso y manejo.

2. Automatización de Procesos

  • Flujos de Trabajo Digitales: Transformación de procesos manuales en automatizados mediante software, lo que mejora la eficiencia y reduce el error humano.
  • Gestión Electrónica de Documentos (GED): Sistemas que organizan, almacenan y permiten el acceso controlado a documentos digitales.
  • Firma Digital y Electrónica: Permite firmar documentos de manera segura y legalmente vinculante sin necesidad de impresión.

3. Transformación Digital de Empresas

  • Adopción de Tecnologías de la Información: Integración de software y hardware avanzados para mejorar la productividad y la eficiencia operativa.
  • Análisis de Datos y Big Data: Uso de herramientas para analizar grandes volúmenes de datos digitales, obteniendo insights que pueden influir en la toma de decisiones.
  • Internet de las Cosas (IoT): Conexión de dispositivos y sistemas a internet para recopilar y compartir datos, mejorando la automatización y el control.

5. Desafíos de la Digitalización

  • Seguridad de la Información: Protección contra ciberataques y accesos no autorizados.
  • Gestión del Cambio: Adaptación cultural y operativa dentro de las organizaciones.
  • Inversión Inicial: Costos asociados con la implementación de tecnologías y capacitación del personal.
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